MGM Resorts maakt indruk op gasten met hulp van Oracle Fusion Cloud ERP

Over magie gesproken. De finance- en IT-teams van MGM Resorts International ondersteunen meer dan 15 accommodaties in Las Vegas en de VS, waaronder iconische resorts zoals Bellagio en Mandalay Bay. Ze doen dit zo goed dat klanten niet merken wat ze doen. Achter de schermen beheren de teams financiële systemen die overboekingen, creditcardgegevens, leveranciersorders en meer verwerken voor een bedrijf dat meerdere branches beslaat, zoals eten en drinken, hotels en amusement.

In 2018 werd duidelijk dat voor het beheren van het grote aantal verschillende systemen van het bedrijf, waarvan sommige al bijna 40 jaar oud waren, steeds meer magie nodig was. "We moesten bijna altijd handmatig inloggen bij systemen om de financiële gegevens te vinden die we nodig hadden," zegt Emmy Kravetz, executive director ERP. "Het was inefficiënt en leidde soms tot discrepanties. We hadden meer geavanceerde technologie nodig zodat we het bedrijf beter konden ondersteunen." Met de verouderde on-premises systemen van MGM Resorts ging dat niet lukken. Deze systemen konden namelijk geen verbinding maken met nieuwe applicaties en konden niet worden geautomatiseerd.

MGM Resorts wilde systemen integreren en processen automatiseren zodat werknemers zich meer op belangrijke taken konden richten. Om deze reden koos het team voor technologisch adviesbureau PwC. Het gecombineerde projectteam heeft eerst de veranderingsstrategie in kaart gebracht. Het team had eerst gekeken naar alleen het vervangen van kernsystemen zoals financiële afsluiting en rekeningafstemming, maar realiseerde zich dat er diepere veranderingen nodig waren die verder gingen dan technologie voor bedrijfsprocessen. Voor dit transformatieniveau was een ERP-platform in de cloud nodig. Om die reden heeft PwC Oracle Fusion Cloud ERP aanbevolen.

"We hebben veel verschillende systemen bekeken," zegt Rob Wargo, vice president SOX Compliance. "Oracle bood een totaaloplossing voor onze uitdagingen: al onze gegevens samenbrengen, onze financiële processen en technologie moderniseren en alles naar de cloud verplaatsen."

De eerste stap was het implementeren van financiële kernsystemen in de cloud, in eerste instantie voor alle resorts in Las Vegas en later voor andere resorts in Amerika. Naarmate het project vorderde, gingen technologische upgrades en procesverbeteringen hand in hand.

"Met onze oude systemen voerden we bijvoorbeeld 15 stappen uit om een taak te voltooien die eigenlijk maar drie stappen nodig had," zegt Lara Brooks, senior vice president Shared Finance Services." PwC heeft ons begeleid bij het wijzigen van het bedrijfsproces en Oracle ondersteunde het proces met cloudtechnologie. We zijn nu veel efficiënter omdat we de manier waarop we werken hebben vereenvoudigd."

Een goed voorbeeld is de manier waarop MGM Resorts omgaat met overschrijvingen. Voorheen moesten werknemers handmatig geld overmaken naar klanten in het casino en leveranciers. Door automatisering verloopt dat proces nu veel sneller. "Je kiest een leverancier en het systeem weet automatisch alles over de leverancier en de rekening waarnaar het geld moet worden overgeboekt," zegt Brooks. "Je hoeft er zelfs niet eens meer over na te denken. Het klinkt misschien als een kleine verbetering, maar het maakt een groot verschil." Een ander voorbeeld van automatisering: ervoor zorgen dat casino's voldoen aan de zakelijke beperkingen voor hoeveel ze aan leveranciers besteden in een bepaalde periode.

Finance- en boekhoudteams gebruiken nu gemoderniseerde tools om sneller gegevens te vinden en klanten beter van dienst te zijn. Werknemers hoeven niet langer meerdere systemen te gebruiken om kosten te onderzoeken als gasten een vraag hebben over een factuur. Het maakt hierbij niet uit of het kosten voor eten, een hotelkamer of een show betreft. De informatie is niet alleen gecentraliseerd, maar is ook beschikbaar via selfservice. Zo hebben werknemers meer autonomie om problemen op te lossen en gasten tevreden te stellen.

Werknemers op alle afdelingen hebben nu beter toegang tot gegevens. "In het verleden hadden alleen bepaalde mensen toegang tot financiële gegevens," zegt Wargo. "Met Oracle kunnen we ondersteuning bieden aan onze volledige gebruikersgroep met meer dan 50.000 mensen. En onze teams voor vastgoed en finance hebben de juiste toegang tot de juiste gegevens. Met behulp van Oracle Risk Management and Compliance en rapporten over beveiligingsactiviteiten kunnen we gegevens zelfs beheren op het niveau van de individuele werknemer. Hierdoor kunnen we risico's beperken en compliant blijven, terwijl we mensen helpen hun werk te doen."

Cloudtechnologie zorgt er ook voor dat het werk interessanter is, omdat er minder tijd hoeft te worden besteed aan het invoeren van gegevens en andere handmatige taken en er meer tijd is voor het helpen van gasten en het verbeteren van de bedrijfsvoering. In plaats van alleen routinematige rapporten te genereren en journaalposten te maken, kunnen werknemers zich richten op gegevensanalyses en prestatieverbeteringen.

PwC werkte nauw samen met MGM Resorts, van strategie tot implementatie van Oracle Fusion Cloud ERP. "Ze wisten veel over het product en het bedrijfsproces en hadden een visie om de manier waarop onze financiële teams werken, te transformeren," aldus Brooks.